Hankinnan rooli yrityksessä

Meillä kaikilla on vuorokaudessa sama, rajallinen määrä tunteja ja yritysten tehtävänä on maksimoida sen toimintojen kannattavuus ja tuotto, tässä samassa ajassa. Löytämällä hankintaketjuun sopivat yhteistyökumppanit ja toimittajat, yritys voi onnistua maksimoimaan ajankäytön ohella myös innovatiivisuuden.

Organisaatiot toimivat yksittäisinä tekijöinä, joista koostuu erilaisia liiketoimintaverkostoja, joiden tavoitteena on tuottaa asiakkaalle hyödykkeitä. Jokaisella organisaatiolla on oma erityisosaamisensa, jossa sen kyvyt pääsevät oikeuksiinsa, luoden tällöin merkittävän kilpailuedun. Tällöin organisaation ei kannata hukata resursseja asioihin tai toimintoihin, joihin sillä ei ole osaamista, vaan hankkia tarvittava alakohtainen osaaminen toiselta organisaatiolta. Yrityksen onnistunut hankintaketju toimiikin myös yhtenä kilpailu- ja suorituskyvyn valttina. (Nieminen 2016)

Niemisen (2016) mukaan pitkäjänteisyyttä vaativa yhteistyö kehitystyössä yrityksen eri osa-alueilla, kuten tuotekehityksessä ja laadunvarmistuksessa, avaa täysin uusia liiketoiminnan kehittämismahdollisuuksia. Eri yritysten ja organisaatioiden pohjimmainen tavoite on tuottaa voittoa, alasta riippumatta. Liiketoimintaympäristön muuttuessa organisaatioiden muodostamaksi verkostoksi, on osattava ajaa kaikkien verkostoon kuuluvien etua, mikäli haluaa pysyä siinä mukana ja luoda menestyvää liiketoimintaa. Niemisen (2016) mukaan tarvittava lisäarvo toiminnalle syntyy näissä verkostoissa, ja näiden yhteistyösuhteiden kehittäminen on hankintojen johtamisessa tärkeää.

Menestyvä liiketoiminta vaatii jokaiselta osalliseltaan täyttä panostusta, hukkaan ei ole varaa millään osa-alueella. Hankintaketjun toimittajat tulee valita huolellisesti, sillä niillä on yritykseen suuri valta. Yritykset ovat niistä riippuvaisia ja monen yrityksen toiminta perustuu täysin niiden varaan. Toimivat resurssit ja prosessit varmistavat yrityksen toimintakyvykkyyden, joka puolestaan vaikuttaa yrityksen markkina-asemaan. (Nieminen 2016).

Hankintojen osuus yritysten kokonaiskustannuksista on merkittävä, Tanskasen (2021) mukaan toimialasta riippuen 70-80 prosenttia, jonka lisäksi sisäisiä kustannuksia toimittaja- ja kumppaniverkoston johtamisesta. Yritykset siis tarvitsevat toimivia yhteistyöverkostoja pystyäkseen vastaamaan koventuvaan kilpailuun. Hankintoja suunniteltaessa on otettava huomioon siitä aiheutuvat kokonaiskustannukset  eli TCO, total cost of ownership. Eli hankintoihin liittyvät suorat ja epäsuorat kustannukset sekä palvelun tai tuotteen tuomat hyödyt sen koko elinkaaren aikana. (Tanskanen 2021) Pelkästään hankinnan ostohinta ei ole sen ainoa kuluerä, vaan siihen vaikuttavat useat muut tekijät, kuten mahdolliset huoltotoimenpiteet.

Kokonaiskustannuksien analyysilla voidaan tunnistaa hankinnan mahdollisia heikkouksia ja riskejä sekä arvioida sen tuomia etuja. (Tanskanen 2021). Tuotteesta riippuen, mahdollisia riskejä voisivat olla esimerkiksi erilaiset saatavuushaasteet ja kapea markkina-ala, mikä osaltaan rajaa vaihtoehtoja ja lisää riippuvuutta toimittajasta. Hankinnan huolellinen suunnittelu ja erilaisten vaihtoehtojen analysointi, edesauttaa toteuttamaan onnistuneen hankinnan. Analyysin avulla kartoitetaan kustannuselementtejä eli ajureita ja laskelmia, joiden perusteella voidaan laatia jatkotoimenpiteitä ja päätöksiä. (Tanskanen 2021).

Tanskasen (2021, s 76) mukaan TCO-analyysi vastaa kysymyksiin MITÄ? MIKSI? ENTÄ JOS? MIKÄ? ja MITEN?. Analyysin ensimmäisessä vaiheessa kustannuselementit kartoitetaan hankittavan tuotteen tai palvelun koko elinkaaren aikana ja arvioidaan niiden suurusluokat (MITÄ?). Toisessa vaiheessa selvitetään mitkä tekijät määräävät kustannusten suuruuden, eli selvitetään elementtien ajurit (MIKSI?).

Kolmannessa vaiheessa tehdään ennusteita kustannusajurien kehittymisestä tulevaisuudessa ja millä tavoin voidaan vaikuttaa kokonaiskustannuksiin parhaalla mahdollisella tavalla (ENTÄ JOS?). Neljännessä vaiheessa vertaillaan eri vaihtoehtoja joko laadullisesti arvioimalla tai määrällisesti laskemalla (MIKÄ?). Viimeisessä vaiheessa voidaan laatia toimintasuunnitelma ja tehdä päätöksiä miten minimoida kokonaiskustannukset ja maksimoida arvo (MITEN).

Lähteet:

Nieminen, S. 2016. Hyvä hankinta – parempi bisnes. Alma Talent Oy. Talenum.

Tanskanen, K., Pajala, K., Tietosanoma, & Pajala, K. (2021). Ulkoisten resurssien johtaminen. Tietosanoma. Luku 6.

Teksti on koulutehtävä talvelta 2025.